Elimina il lavoro manuale tra email, documenti e gestionale.
Prova il primo AI Agent in Italia specifico per l'amministrazione e contabilità. Legge le comunicazioni operative in arrivo, interpreta i documenti e aggiorna automaticamente i tuoi sistemi. Il tuo team smette di trasferire informazioni tra email, PDF e gestionale — e gestisce solo le eccezioni.
Funziona sopra i software che usi già. Non devi cambiare gestionale.
Automazioni già al lavoro per
Il vero lavoro amministrativo oggi non è fare contabilità. È spostare informazioni.
Ecco le attività concrete che oggi qualcuno fa a mano — e che da domani fa l'agent.
Email, PEC e caselle condivise
Nella casella amministrazione@ arrivano ordini, fatture, richieste dei clienti, comunicazioni di banche ed enti. Oggi qualcuno le apre una per una.
Prima:
Qualcuno apre la casella ogni mattina: legge, capisce di cosa si tratta, risponde "ricevuto, grazie", inoltra al collega giusto e ricopia i dati nel gestionale.
Dopo:
L'agent legge ogni email in arrivo, capisce se è un ordine, una fattura, un sollecito o una domanda, e fa subito il passo successivo.
- Riconosce ordini, conferme, disdette, reclami e richieste di documenti
- Risponde da solo alle domande ricorrenti: "a che punto è la pratica?", "mi rimandate la fattura di marzo?"
- Registra ogni comunicazione sulla scheda del cliente
- Porta al team solo ciò che richiede una decisione
Fatture, DDT e contratti
Fatture fornitori, DDT, contratti firmati, F24, visure, documenti d'identità: ogni allegato oggi viene aperto, letto e ricopiato a mano.
Prima:
Il PDF arriva via email o PEC → qualcuno lo scarica, cerca numero, data, partita IVA e importi, li ricopia nel gestionale e salva il file in una cartella.
Dopo:
L'agent riconosce il tipo di documento, estrae i dati che servono, li registra nel gestionale e archivia il file rinominato nella cartella giusta.
- Fatture fornitori: numero, data, imponibile, IVA, scadenza e IBAN registrati nel gestionale
- DDT e bolle: abbinati all'ordine, con le differenze di quantità o prezzo segnalate
- Contratti firmati: controlla che firma e allegati (documento, visura, moduli) ci siano tutti
- Ogni file archiviato rinominato: cliente, tipo documento, data
Gestionale e portali
Ogni informazione che arriva va ricopiata nel gestionale, nel CRM e spesso anche sul portale del fornitore o dell'ente. Due o tre volte la stessa cosa.
Prima:
Il cliente manda i nuovi dati → qualcuno apre il gestionale, cerca la scheda, aggiorna indirizzo, IBAN o stato pratica, poi ripete tutto sul portale.
Dopo:
L'agent apre lui il gestionale e i portali: trova la scheda, compila i campi, allega i documenti, salva e lascia traccia dell'operazione.
- Aggiorna anagrafiche, IBAN, indirizzi e stati pratica su gestionale e CRM
- Carica pratiche e documenti sui portali di fornitori ed enti, campo per campo
- Tiene allineati i dati tra sistemi che non si parlano
- Segnala cosa manca per completare la pratica
Scadenze, incassi e solleciti
Fatture emesse che nessuno paga, scadenze fornitori, rate: lo scadenziario oggi si guarda quando c'è tempo. Cioè quasi mai.
Prima:
Una volta a settimana qualcuno apre l'Excel delle fatture scadute, controlla gli incassi in banca e scrive a mano le email di sollecito ai ritardatari.
Dopo:
L'agent controlla ogni giorno incassi e scadenze: al primo ritardo parte il sollecito cortese, dopo una settimana quello deciso. Tutto registrato.
- Abbina gli incassi in banca alle fatture emesse e segna cosa resta aperto
- Invia solleciti in sequenza, con tono progressivo, senza dimenticarne nessuno
- Registra le promesse di pagamento e controlla che vengano rispettate
- Ti avvisa solo quando serve una telefonata vera
Report e fine mese
Il riepilogo per il titolare o il commercialista si costruisce raccogliendo numeri da gestionale, banca ed Excel. Ogni mese, da capo.
Prima:
Fine mese: esporti dal gestionale, scarichi i movimenti dalla banca, incroci in Excel fatturato, incassato e scaduto, impagini e invii. Uno o due giorni.
Dopo:
Il primo del mese il report è già in casella: fatturato, incassato, scaduto e cash flow previsto. I documenti per il commercialista sono già pronti.
- Report mensile automatico: fatturato, incassi, scaduto, margini
- Cash flow previsto a 30, 60 e 90 giorni, aggiornato ogni giorno
- Documenti per il commercialista raccolti e ordinati da soli
- Avvisi immediati se un numero esce dai limiti che hai fissato
E se la tua azienda lavora in un altro modo? Costruiamo l'agent su misura.
Queste sono le attività che ricorrono in quasi tutte le amministrazioni. Ma nessuna azienda le fa esattamente allo stesso modo: cambiano i documenti, i software, i passaggi interni e le persone che approvano. Per questo l'agent non è un prodotto preconfezionato — parte dai tuoi processi reali.
Analizziamo come lavora oggi il tuo reparto amministrativo, quali documenti entrano e quali sistemi vanno aggiornati, e costruiamo l'agent sul tuo flusso: le tue regole, le tue eccezioni, il tuo gestionale.
Produzione e manifattura
Ordini cliente, conferme fornitore, DDT e non conformità collegati a commesse e distinte base.
Servizi e società di consulenza
Contratti, rinnovi, timesheet e fatturazione ricorrente allineati tra CRM, gestionale e cliente.
Studi professionali
Documenti dei clienti raccolti, controllati e smistati per scadenza, pratica e adempimento.
Commercio e distribuzione
Ordini da email, portali e marketplace inseriti a gestionale, con resi e note di credito gestiti.
Analisi gratuita del tuo flusso amministrativo, senza impegno.
Funziona con i programmi che usi già. Anche con quelli vecchi.
È qui che quasi tutti i progetti di automazione si fermano: richiedono di cambiare gestionale. Il nostro no.
Se il tuo software permette un collegamento diretto, usiamo quello. Se non lo permette — ed è il caso più comune nelle aziende italiane — costruiamo un'automazione che lo utilizza dallo schermo, esattamente come lo utilizzi tu.
- Nessuna migrazione di dati
- Nessuna licenza nuova da acquistare
- Nessun cambio di abitudini per il team
- Nessun software da sostituire
Funziona anche con i portali dei fornitori, le aree riservate accessibili solo dal browser e i gestionali che nessuno vuole più toccare. Sono proprio quelli dove si concentra il lavoro manuale.
Vuoi sapere quante ore amministrative puoi eliminare ogni mese?
Senza aspettare di leggere tutta la pagina — in 45 minuti ti diciamo esattamente cosa si può automatizzare nella tua amministrazione, quante ore recuperi e quanto vale in euro per la tua azienda.
Stai pagando persone per spostare informazioni da un sistema a un altro. Ogni giorno.
Sono le 9:00. Nella casella email ci sono già quattordici nuovi messaggi. Alcuni contengono richieste operative. Altri hanno documenti allegati che qualcuno deve leggere, estrarre e inserire nel gestionale. Uno è un follow-up su una scadenza che si è spostata. Due sono richieste standard di clienti che chiedono lo stato di una pratica.
Qualcuno del tuo team inizia ad aprirli uno per uno.
Per ogni comunicazione con un allegato: scarica il file, lo apre, legge i dati, apre il sistema giusto, inserisce le informazioni, archivia il documento. Poi risponde al mittente. Dieci-dodici minuti. Poi passa alla prossima.
Per le richieste standard: cerca le informazioni nel gestionale, prepara la risposta, allega il documento corretto, manda. Altri otto minuti.
Sono le 10:30. Ha già passato quasi due ore su lavoro che non produce niente di nuovo. Nessuna analisi, nessuna decisione, nessun valore aggiunto. Solo informazioni spostate da un posto a un altro.
Questo succede ogni giorno. Ogni settimana. Ogni mese.
Il problema reale non è che mancano strumenti. È che il flusso tra comunicazioni, documenti e sistemi è ancora quasi completamente manuale.
40-80 ore al mese
In una PMI con un reparto amministrativo attivo, 40-80 ore al mese vengono dedicate ad attività di inserimento, trasferimento e controllo dati
30% degli errori
Il 30% degli errori contabili e amministrativi nasce da trascrizione manuale tra sistemi
21 giorni in più
Le aziende senza solleciti sistematici aspettano mediamente 21 giorni in più per incassare
1.500–3.500 €/mese
Il costo di questo lavoro vale tra 1.500 e 3.500 euro al mese per una PMI media — calcolato in ore/persona
Dall'analisi all'automazione operativa. Un processo semplice in 4 step.
Analisi dei processi (60 minuti)
In una call strutturata mappiamo le attività manuali del tuo reparto amministrazione. Identifichiamo i flussi ad alto impatto, calcoliamo le ore recuperabili e definiamo insieme le automazioni con ROI più immediato. Esci dalla call con un piano chiaro e numeri concreti sulla tua situazione.
Configurazione sui tuoi sistemi (1-2 settimane)
Il nostro team configura l'agent direttamente sui software che usi già. Nessuna migrazione, nessun cambio di strumenti, nessuna formazione necessaria. L'agent apprende i tuoi flussi, le tue regole e i tuoi sistemi.
Avvio delle automazioni
L'agent entra in operatività. Gestisce le attività assegnate in autonomia — legge, interpreta, agisce. Il tuo team riceve solo le eccezioni, già con il contesto pronto per essere gestito.
Monitoraggio e ottimizzazione continua
Ogni mese monitoriamo le performance, analizziamo le eccezioni e aggiungiamo nuove automazioni. Il sistema migliora nel tempo man mano che conosce meglio la tua azienda.
Esempi di automazioni per settore
Ogni azienda ha le sue procedure, ma i colli di bottiglia si somigliano. Questi sono i casi che incontriamo più spesso, con il tipo di soluzione che costruiamo.
Inserimento contratti nei portali dei fornitori
La situazione
Un'agenzia raccoglie contratti luce e gas e deve caricarli nei portali dei diversi fornitori. Ogni portale ha schermate proprie e nessuno mette a disposizione un collegamento automatico. L'amministrazione reinserisce a mano gli stessi dati che ha già nel proprio CRM.
L'automazione
Un sistema che legge il contratto firmato, estrae anagrafica, POD/PDR e dati di fornitura, verifica la coerenza dei codici e completa il caricamento sul portale del fornitore corretto, allegando i documenti richiesti.
Il risultato tipico
Il tempo di caricamento per contratto scende da alcuni minuti a pochi secondi di supervisione, e gli scarti per dati incoerenti si riducono drasticamente.
Automazioni già al lavoro nelle aziende dei nostri clienti
Queste sono alcune delle automazioni che abbiamo costruito e che oggi lavorano ogni giorno nei reparti dei clienti.
Scopri quali attività della tua amministrazione puoi delegare all'agent — e quante ore recuperi ogni mese.
In una call gratuita di 45 minuti analizziamo i flussi operativi della tua amministrazione, identifichiamo le attività automatizzabili con impatto più alto e ti consegniamo una stima concreta delle ore recuperabili e del ROI atteso. Nessun linguaggio tecnico. Nessun impegno. Un'analisi seria sulla tua situazione reale.
Automatizzare l'amministrazione era impossibile fino a poco tempo fa. Ecco perché oggi non lo è più.
Chi ha già provato ad automatizzare processi amministrativi lo sa bene: le automazioni tradizionali funzionano solo quando i dati arrivano sempre nello stesso formato. Una regola fissa, un flusso rigido, un template prestabilito.
Ma nella realtà dell'amministrazione le cose non funzionano così.
Un fornitore manda la stessa informazione in tre formati diversi. Un cliente risponde con un'email scritta in modo non strutturato. Un documento ha una struttura leggermente diversa dagli altri. Una comunicazione ha un tono ambiguo che richiede interpretazione.
Le automazioni classiche — RPA tradizionale, workflow rigidi, regole fisse — si bloccano di fronte a questa variabilità. Funzionano bene su processi perfettamente standardizzati. Nella realtà operativa di un reparto amministrazione, si rompono continuamente.
Gli AI agent moderni risolvono questo problema in modo strutturale. Non seguono regole fisse — comprendono il contenuto. Leggono una email e ne capiscono il significato, non solo la struttura. Aprono un documento e estraggono le informazioni rilevanti anche se il formato cambia ogni volta. Interpretano il contesto e decidono quale azione eseguire.
È questa capacità di comprensione — non solo di lettura meccanica — che rende finalmente possibile automatizzare il lavoro che prima richiedeva necessariamente una persona.